Eine Anleitung zur erfolgreichen Ausgestaltung
Ein funktionierendes und gut ausbalanciertes IKS agiert in Ihrem Arbeitsalltag als persönlicher Rettungsfallschirm. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr IKS diese Funktion erfüllt und nicht als Papiertiger in einer Schublade landet? Würden Sie ohne Fallschirm aus dem Flugzeug springen? Sicher nicht. Auch wenn ein Fallschirm keine hundertprozentige Sicherheit garantiert, reduziert er das Unfallrisiko und trübt dabei nicht die Freude des freien Falls und des anschließenden Gleitflugs. Gleiches gilt beim Internen Kontrollsystem (IKS): Es garantiert Ihnen keine vollständige Sicherheit, reduziert aber die Wahrscheinlichkeit, dass das Vermögen aufgrund von Eingriffen einen erheblichen Schaden nimmt. Sie arbeiten und schlafen entspannter! Eine Anleitung zur erfolgreichen Ausgestaltung.
Legen Sie Ihr IKS breit aus, um den grösstmöglichen Nutzen zu erzielen
Im betriebswirtschaftlichen Sinn muss das IKS das ganze Unternehmen erfassen. Leider wird es aber oft auf die Prozesse zur Buchführung und zur finanziellen Berichterstattung begrenzt. In der Schweiz muss der Abschlussprüfer das IKS nur bezüglich der Finanzberichterstattung beurteilen. Dadurch wird es zu einem «Buchhalterthema» degradiert und dessen Potenzial nicht ausgeschöpft. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr IKS auch Prozesse erfasst, die einen Bezug zur Finanzberichterstattung haben: Es sollte zum Beispiel Prozesse zum Controlling, Personal und zum Subventionswesen umfassen. Dies schafft Nutzen.
Erkennen Sie auch Synergien: Im Instrumenten-Dschungel ist es für die Betroffenen frustrierend und demotivierend, wenn zwischen den verschiedenen Steuerungs- und Kontrollinstrumenten Doppelspurigkeit spriessen und Ineffizienzen bestehen.
Denken Sie breit und kreativ. Was könnte schieflaufen? Welche Fehler- oder Betrugsrisiken bestehen? Lassen Sie sich von Vorlagen leiten, personalisieren und individualisieren Sie diese aber immer auf ihre Bedürfnisse und Risiken hin. Dies nützt nicht nur dem IKS, sondern schützt auch Sie im Ereignisfall und zeigt, dass Sie vertiefte und gezielte und Überlegungen angestellt haben, um das Fehler- und Missbrauchsrisiko zu reduzieren.
Kultur und Verhalten sind die entscheidenden Treiber für Fehler und Missbräuche. Stellen Sie die richtigen Fragen: Wie ist die Integrität der Vorgesetzten bzw. der «tone at the top»? Entspricht das vorgelebte Verhalten wirklich dem erwünschten Verhalten? Vergessen Sie nie: «Der Fisch stinkt vom Kopf»! Wenn die Führung versagt, kommt es auch auf untergeordneten Stufen zu Problemen. In solchen Fällen ist immer erhöhte Aufmerksamkeit angezeigt und den Problemen auf den Grund zu gehen.
Praxistauglichkeit, Verständlichkeit und Abstützung entscheiden über den Erfolg
Das IKS ist eine Managementaufgabe und die oberste Führungsebene trägt die Verantwortung dafür. Falls diese aber nicht vom Nutzen überzeugt ist, wird es nie die gewünschte Wirkung entfalten. Daher braucht es eine kontinuierliche Sensibilisierung und gute Mitarbeitende. Überzeugende und qualifizierte IKS-Beauftragte können in Ihrer Organisation viel bewirken. Denn diese sind die Botschafterinnen und Botschafter in der Organisation, welche die Kader und Mitarbeitenden vom Nutzen eines gut austarierten IKS überzeugen können.
Gestalten Sie das IKS verständlich und anwendbar und verankern Sie es in Ihrem täglichen Tun und Handeln, z. B. mit wirksamen Applikationskontrollen in den Systemen. Unterschätzen Sie zudem nicht zwei wichtige und einfache Zutaten für ein IKS, die bei konsequenter Anwendung in sämtlichen Bereichen grossen Nutzen stiften: Erstens die Funktionstrennung und zweitens Vier-Augen-Prinzip! Die Anwendung dieser einfachen Grundsätze hätte manch einem viel Ärger erspart.
Wenn Sie zudem wählen können zwischen einer komplizierten und einer einfachen Lösung: Entscheiden Sie sich immer für die einfache – selbst bei Qualitätseinbussen. Was nützt Ihnen eine perfekte Lösung, wenn sie schwerfällig und kompliziert ist und darum nicht angewendet wird? Zudem sind auch im IKS Kosten/Nutzen-Überlegungen angebracht: Ein gut verankertes, angewendetes und wirksames IKS ist unerlässlich, aber nicht «um jeden Preis».
Das IKS ist unerlässlich, aber kein Allheilmittel
Trotz IKS haben Sie einen bedeutenden Fehler nicht aufgedeckt? Es muss allen Beteiligten klar sein, dass das IKS kein Allheilmittel ist und Grenzen hat: Es mag noch so gut ausgestaltet und implementiert sein, wird Ihnen nie absolute Sicherheit geben. Der Preis hierfür wäre nämlich zu hoch und das Kosten-Nutzenverhältnis nicht gegeben. Klären Sie daher auf, was ein IKS kann und wo seine Grenzen liegen. So vermeiden Sie falsche Erwartungen, denn Fehleinschätzungen und Nachlässigkeiten wird es immer trotz einem guten IKS geben.
Passen Sie Ihr IKS rasch den veränderten Bedingungen an
Veränderte Rahmenbedingungen, ausserordentliche und neue Situationen sowie die grosse Dynamik des Umfelds stellen grosse Anforderungen an das IKS. Flexibilität und Agilität sind erforderlich. Beispiele dazu aus jüngster Zeit: Die Verwaltung in der Schweiz musste wie in Deutschland unter grossem Zeitdruck wirksame Massnahmen zur Abfederung der Auswirkungen von COVID-19 ergreifen. Sie musste Herausforderungen zur Energiemangellage meistern und auf die schrecklichen Auswirkungen des Krieges in der Ukraine reagieren. Die Herausforderungen überlappten sich nicht nur, sondern gewannen durch ihr zeitgleiches Auftreten auch oft eine schwer vorhersehbare Dynamik.
Hinter ergriffenen Massnahmen, welche bedeutende finanzielle Auswirkungen haben und den Finanzhaushalt auf Jahre belasten, stecken Menschen, Prozesse, Kontrolle und Systeme. Zeitdruck und knappe Ressourcen haben grosse Auswirkungen auf die Ausgestaltung und Funktionsfähigkeit des IKS. Sie führen oft zu Fehlern mit finanziellen Konsequenzen. Daher ist es notwendig, dass in solchen Fällen das IKS unverzüglich den neuen Gegebenheiten angepasst wird. Falls Ihnen dies nicht gelingt, bezahlen Sie später den Preis. Denn die Aufarbeitung von Fehlern oder Missbräuchen wird erhebliche Ressourcen beanspruchen und Sie geraten in Erklärungsnot.
«Whistleblowing» als Chance und Korrektiv
Die Eidg. Finanzkontrolle ist die Anlaufstelle der Bundesverwaltung für «Whistleblower» und erhält jährlich über 300 Meldungen. Rund 60% dieser Meldungen sind hilfreich für unsere Arbeit.
Die Schweizerinnen und Schweizer haben eine durchwachsene Beziehung zum «Whistleblowing». Hinweisgebende werden leider oft als «Nestbeschmutzerinnen und Nestbeschmutzer» wahrgenommen. Statt des erhofften Lobes, flattert die Kündigung des Arbeitgebers ins Haus. Leider ist dies im privaten Sektor immer noch traurige Wirklichkeit, da es keine Gesetze gibt, welche einen Schutz der Hinweisgebenden sicherstellen. Die Angestellten der Bundesverwaltung haben es besser. Die Gesetze stellen sicher, dass sie geschützt sind.
Für unsere Arbeit als oberstes Finanzaufsichtsorgan der Eidgenossenschaft sind Hinweisgebende wichtig, da diese bei der Aufdeckung von Missständen und Schwächen in unserem IKS eine zentrale Rolle einnehmen. Hören wir also die Hinweisgebende an und klären deren Meldungen und die Auswirkungen auf das IKS seriös ab.
Ruhen Sie sich nicht auf Ihren Lorbeeren aus
Sie haben alle Empfehlungen beherzigt und blicken nun stolz auf Ihr IKS. Die interne und externe Revision hat Ihnen die Wirksamkeit attestiert. Bravo, das ist Ihr Verdienst. Doch ruhen Sie sich nicht auf den erhaltenen Lorbeeren aus. Die Anpassung und Weiterentwicklung des IKS ist eine kontinuierliche Aufgabe: Hinterfragen Sie Ihr IKS, ergänzen Sie es und werfen Sie alten Ballast ab. Bleiben Sie wachsam: Mit den angespannten finanziellen und personellen Ressourcen und der digitalen Entwicklung kommen neue IKS-Herausforderungen auf Sie zu. Alle IKS-Verantwortlichen tun gut daran, diese zu antizipieren. Hegen und pflegen Sie ihren «IKS-Rettungsfallschirm», damit dieser funktioniert, wenn er zum Einsatz kommen muss. Hierbei wünsche ich Ihnen viel Erfolg und Freude!